Akta Otentik dan Surat di Bawah Tangan: Apa Bedanya

Akta otentik adalah akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang, oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang, misalnya notaris atau PPAT. Surat di bawah tangan dibuat dan ditandatangani sendiri oleh para pihak tanpa pejabat umum. Perbedaan terpentingnya ada pada kekuatan pembuktian: isi akta otentik dianggap benar sampai dibuktikan sebaliknya, sedangkan kekuatan surat di bawah tangan bergantung pada pengakuan tanda tangan oleh orang yang menandatanganinya.

Apa yang dimaksud dengan akta otentik

Pasal 1868 KUHPerdata memuat tiga unsur akta otentik:

• dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang;
• dibuat oleh atau di hadapan pejabat umum; dan
• pejabat tersebut berwenang di tempat akta itu dibuat.

Bagi notaris, bentuk dan tata cara pembuatan akta diatur dalam Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN), yaitu UU 30/2004 sebagaimana diubah dengan UU 2/2014. Pasal 1 angka 7 UUJN menyebut akta notaris sebagai akta autentik yang dibuat oleh atau di hadapan notaris menurut bentuk dan tata cara dalam undang-undang tersebut. Akta yang dibuat PPAT (Pejabat Pembuat Akta Tanah) mengenai perbuatan hukum atas tanah, seperti jual beli atau hibah, juga merupakan akta otentik.

Dalam praktik dikenal dua jenis akta notaris:

• Akta pejabat (relaas), dibuat oleh notaris dan berisi uraian tentang apa yang ia lihat dan saksikan, misalnya berita acara rapat umum pemegang saham.
• Akta para pihak (partij), dibuat di hadapan notaris dan berisi keterangan serta kehendak para pihak, misalnya perjanjian sewa atau akta jual beli saham.

Akta notaris memiliki bagian awal, badan, dan penutup (Pasal 38 UUJN). Akta dibacakan oleh notaris di hadapan para penghadap dengan dihadiri sekurang-kurangnya dua orang saksi, lalu ditandatangani saat itu juga oleh penghadap, saksi, dan notaris (Pasal 16 ayat (1) huruf m dan Pasal 44 UUJN). Asli akta, yang disebut minuta, disimpan notaris sebagai bagian dari protokolnya. Para pihak menerima salinan.

Apa itu surat di bawah tangan

Menurut Pasal 1874 KUHPerdata, tulisan di bawah tangan adalah akta yang ditandatangani di bawah tangan, surat, daftar, dan tulisan lain yang dibuat tanpa perantaraan pejabat umum. Contohnya perjanjian yang diketik dan ditandatangani dua pihak, kuitansi, atau surat pernyataan.

Surat di bawah tangan tetap sah sebagai perjanjian selama memenuhi syarat sah perjanjian dalam Pasal 1320 KUHPerdata: kesepakatan, kecakapan, objek tertentu, dan sebab yang halal. Pengecualiannya adalah perbuatan hukum yang oleh undang-undang diwajibkan dibuat dalam bentuk akta otentik.

Perbedaan kekuatan pembuktian akta otentik dan surat di bawah tangan

Artinya, jika suatu perjanjian di bawah tangan disangkal tanda tangannya, pihak yang mengandalkannya perlu menghadirkan bukti lain, seperti saksi atau pemeriksaan tanda tangan. Pada akta otentik, hakim terikat pada isi akta sampai ada bukti lawan.

Perlu dipahami juga batasnya. Notaris menjamin kebenaran formal akta: siapa yang menghadap, kapan, dan apa yang mereka nyatakan. Notaris tidak menjamin kebenaran materiil dari keterangan para pihak. Isi akta otentik tetap dapat digugat, misalnya jika ada paksaan, kekhilafan, atau penipuan (Pasal 1321 KUHPerdata).

Kapan undang-undang mewajibkan akta otentik

Untuk sejumlah perbuatan hukum, bentuk akta otentik bukan pilihan, melainkan syarat:

• Jual beli, hibah, tukar-menukar, dan pembagian hak bersama atas tanah dibuktikan dengan akta PPAT agar dapat didaftarkan (Pasal 37 PP 24/1997). Lihat syarat dan alur AJB dan hibah tanah kepada anak.
• Pemberian hak tanggungan dilakukan dengan APHT oleh PPAT, dan SKMHT wajib dibuat dengan akta notaris atau akta PPAT (Pasal 10 dan Pasal 15 UU 4/1996). Lihat APHT dan SKMHT.
• Pendirian PT dan perubahan anggaran dasarnya dibuat dengan akta notaris dalam bahasa Indonesia (UU 40/2007), kecuali PT perorangan. Lihat syarat pendirian PT.
• Pendirian yayasan dilakukan dengan akta notaris (Pasal 9 UU 16/2001).
• Jaminan fidusia dibuat dengan akta notaris dalam bahasa Indonesia (Pasal 5 UU 42/1999).
• Hibah benda selain tanah dilakukan dengan akta notaris (Pasal 1682 KUHPerdata).
• Wasiat dengan akta umum dibuat di hadapan notaris (Pasal 938 KUHPerdata). Lihat membuat wasiat di hadapan notaris.

Di luar daftar tersebut, para pihak bebas memilih bentuknya. Akta otentik sering dipilih untuk transaksi bernilai besar atau berjangka panjang karena tanggal dan isinya lebih sulit dipersoalkan. Untuk pengakuan utang, notaris juga dapat menerbitkan grosse akta, yaitu salinan berkepala "DEMI KEADILAN BERDASARKAN KETUHANAN YANG MAHA ESA" yang mempunyai kekuatan eksekutorial (Pasal 1 angka 11 UUJN).

Legalisasi dan waarmerking: surat di bawah tangan yang dicatat notaris

Notaris juga berwenang menangani surat di bawah tangan tanpa mengubahnya menjadi akta otentik (Pasal 15 ayat (2) UUJN):

• Legalisasi: para pihak menandatangani surat di hadapan notaris. Notaris mengesahkan tanda tangan dan memastikan tanggalnya dengan mendaftarkan surat dalam buku khusus.
• Waarmerking: surat sudah ditandatangani sebelumnya, lalu didaftarkan dalam buku khusus notaris. Yang pasti hanyalah tanggal pendaftarannya.

Keduanya tetap surat di bawah tangan. Legalisasi memperkuat bukti mengenai siapa yang menandatangani dan kapan, tetapi notaris tidak menyusun isinya. Penjelasan lengkap ada di artikel legalisasi, waarmerking, dan copy collationnée.

Ketika akta notaris kehilangan sifat otentiknya

Akta yang dibuat notaris dapat turun derajatnya menjadi akta di bawah tangan. Pasal 1869 KUHPerdata menyebut sebabnya: pejabat tidak berwenang atau tidak cakap, atau akta cacat bentuknya. UUJN merinci hal yang sama:

• akta tidak dibacakan di hadapan penghadap dengan dihadiri dua saksi dan tidak ditandatangani saat itu juga, kecuali penghadap meminta akta tidak dibacakan dengan memenuhi syarat Pasal 16 ayat (7) (Pasal 16 ayat (9) UUJN);
• ketentuan tentang bentuk akta, syarat penghadap, dan syarat saksi dilanggar (Pasal 41 UUJN).

Karena itu, para penghadap pada prinsipnya hadir sendiri di hadapan notaris, membawa identitas asli, dan mengikuti pembacaan akta sebelum menandatanganinya.

Pertanyaan yang sering diajukan