Legalisasi notaris adalah pengesahan tanda tangan dan penetapan kepastian tanggal atas surat di bawah tangan yang ditandatangani di hadapan notaris, lalu dicatat dalam buku khusus (Pasal 15 ayat (2) huruf a UU Jabatan Notaris). Waarmerking adalah pendaftaran surat yang sudah ditandatangani sebelumnya dalam buku khusus notaris. Copie collationnée, yang sering ditulis "copy collationnée", adalah salinan atau fotokopi yang dicocokkan notaris dengan aslinya. Ketiganya tidak mengubah surat menjadi akta otentik.
Empat kewenangan dalam Pasal 15 ayat (2) UUJN
| Huruf | Sebutan dalam praktik | Yang dilakukan notaris | Yang dipastikan |
|---|---|---|---|
| a | Legalisasi | Para pihak menandatangani surat di hadapan notaris; notaris memeriksa identitas dan mencatat surat dalam buku daftar | Siapa yang menandatangani dan pada tanggal berapa |
| b | Waarmerking (pembukuan) | Surat yang sudah ditandatangani didaftarkan dalam buku khusus | Surat itu sudah ada pada tanggal pendaftaran |
| c | Copie collationnée | Notaris membuat salinan dari surat di bawah tangan yang memuat uraian sebagaimana tertulis dan tergambar dalam aslinya | Salinan sesuai dengan surat asli |
| d | Legalisir fotokopi | Notaris mencocokkan fotokopi dengan surat aslinya | Fotokopi sesuai dengan asli yang diperlihatkan |
Notaris menyimpan daftar surat di bawah tangan yang disahkan dan daftar surat di bawah tangan yang dibukukan (Pasal 58 UUJN), sehingga keberadaan dan tanggal surat dapat ditelusuri kemudian.
Perbedaan antara surat di bawah tangan dan akta otentik dibahas lebih lengkap dalam akta otentik dan surat di bawah tangan.
Legalisasi notaris: cara dan kekuatannya
Dalam legalisasi, surat disusun sendiri oleh para pihak. Yang terjadi di kantor notaris:
- Semua penanda tangan hadir sendiri dengan identitas asli.
- Notaris memeriksa identitas dan kewenangan penanda tangan, misalnya bila ia mewakili badan hukum.
- Isi surat dapat dijelaskan kepada para pihak bila mereka memintanya.
- Para pihak menandatangani surat di hadapan notaris.
- Notaris membubuhkan keterangan legalisasi dengan nomor dan tanggal, lalu mencatatnya dalam buku daftar.
Surat yang dilegalisasi tetap surat di bawah tangan. Nilainya terletak pada kepastian identitas penanda tangan dan tanggal penandatanganan, sehingga tanda tangan dan tanggal itu sulit disangkal kemudian. Kebenaran isi surat tetap menjadi tanggung jawab para pihak. Bila surat memuat tanggal lain, yang dipastikan notaris tetap tanggal penandatanganan di hadapannya.
Bagi orang yang tidak dapat menandatangani, Pasal 1874 KUHPerdata mempersamakan cap jempol dengan tanda tangan bila disertai pernyataan bertanggal dari notaris bahwa ia mengenal orang itu atau orang itu diperkenalkan kepadanya, isi surat telah dijelaskan, dan cap jempol dibubuhkan di hadapannya.
Surat perjanjian, surat pernyataan, dan surat sejenis yang dipakai sebagai alat bukti dikenai bea meterai Rp10.000 per dokumen (Pasal 3 dan 5 UU 10/2020).
Legalisasi lazim dipakai untuk surat kuasa, surat pernyataan, persetujuan, dan perjanjian yang tidak diwajibkan undang-undang dibuat dalam bentuk akta otentik.
Waarmerking: kapan dipakai
Waarmerking dipakai bila surat sudah ditandatangani sebelum dibawa ke notaris, misalnya karena para pihak menandatanganinya di tempat berbeda. Notaris tidak menyaksikan penandatanganan, sehingga tidak menjamin siapa yang menandatangani dan kapan. Yang dipastikan hanyalah bahwa surat itu telah ada dan didaftarkan pada tanggal pendaftaran. Tanggal penandatanganan dalam surat dapat berbeda dengan tanggal waarmerking.
Waarmerking juga dipakai untuk mencatat surat lama, misalnya perjanjian yang ditandatangani bertahun-tahun sebelumnya, agar keberadaannya tercatat pada tanggal tertentu. Pendaftaran itu tidak memperbaiki cacat dalam surat dan tidak menggantikan pendaftaran yang diwajibkan undang-undang di instansi lain, seperti pendaftaran hak di kantor pertanahan.
Bila kepastian tanda tangan penting, misalnya karena salah satu pihak dikhawatirkan menyangkalnya kemudian, legalisasi memberi perlindungan yang lebih kuat daripada waarmerking.
Copie collationnée dan legalisir fotokopi
Copie collationnée dan legalisir fotokopi menjawab kebutuhan yang sama: menunjukkan bahwa salinan atau fotokopi sesuai dengan dokumen aslinya. Dokumen asli wajib diperlihatkan kepada notaris. Notaris hanya menyatakan kesesuaian dengan asli yang diperlihatkan, bukan keaslian dokumen itu sendiri atau kebenaran isinya. Keterangan kesesuaian itu dibubuhkan pada salinan atau fotokopi, lengkap dengan tanggal, tanda tangan, dan cap notaris.
Perlu dibedakan:
- Salinan akta notaris dikeluarkan oleh notaris yang menyimpan minuta akta, bukan melalui pengesahan fotokopi.
- Legalisir oleh penerbit dokumen: instansi tertentu dapat meminta legalisir dari penerbitnya, misalnya perguruan tinggi untuk ijazah. Persyaratan instansi penerima perlu diperiksa lebih dahulu.
Dokumen yang perlu disiapkan
Legalisasi
- surat yang akan ditandatangani, belum ditandatangani, dalam jumlah rangkap yang diperlukan
- identitas asli semua penanda tangan (KTP-el atau paspor)
- bila mewakili badan hukum: anggaran dasar terakhir dan bukti kewenangan penanda tangan
- meterai, bila surat merupakan objek bea meterai
Waarmerking
- surat asli yang sudah ditandatangani
- identitas orang yang mengajukan
Copie collationnée atau legalisir fotokopi
- dokumen asli dan fotokopinya
Dasar hukum
- Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, Pasal 15 ayat (2) dan Pasal 58
- Kitab Undang-Undang Hukum Perdata, Pasal 1874 dan 1874a
- Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai
- Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah surat yang dilegalisasi notaris menjadi akta otentik?
Tidak. Surat itu tetap surat di bawah tangan. Legalisasi memperkuat kepastian tentang siapa yang menandatangani dan kapan, tetapi notaris tidak menyusun dan tidak menjamin isinya.
Apa beda legalisasi dan waarmerking?
Pada legalisasi, surat ditandatangani di hadapan notaris. Pada waarmerking, surat sudah ditandatangani sebelumnya dan notaris hanya mendaftarkannya.
Bisakah surat yang dilegalisasi dipakai di luar negeri?
Bisa. Tanda tangan notaris pada keterangan legalisasi dapat diberi apostille untuk negara peserta Konvensi Apostille (Pasal 2 Permenkum 50/2025). Langkahnya dibahas dalam apostille untuk dokumen Indonesia.
Kapan legalisasi tidak mencukupi?
Bila undang-undang mewajibkan akta otentik, misalnya pendirian PT atau jual beli tanah yang harus dibuat dengan akta PPAT, legalisasi tidak dapat menggantikannya. Di luar itu, akta otentik memberi kekuatan pembuktian atas isi perjanjian, sedangkan legalisasi hanya atas tanda tangan dan tanggalnya.
Setiap dokumen memiliki kebutuhan yang berbeda. Bila Anda ingin membahas dokumen yang akan dilegalisasi, Anda dapat membuat janji temu dengan kantor kami.