Apostille adalah sertifikat yang mengesahkan tanda tangan pejabat, cap, dan/atau segel resmi pada dokumen publik Indonesia, sehingga dokumen itu dapat dipakai di negara peserta Konvensi Apostille tanpa legalisasi berjenjang di kementerian dan kedutaan. Di Indonesia, apostille diterbitkan oleh Kementerian Hukum melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum (AHU) berdasarkan permohonan elektronik. Dasar hukumnya Perpres 2/2021 dan Permenkum 50/2025 tentang Layanan Apostille yang ditetapkan pada 11 Desember 2025.
Apa itu apostille dan apa yang tidak dijaminnya
Indonesia mengesahkan Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing (Konvensi Apostille 1961) melalui Perpres 2/2021, dan konvensi itu berlaku bagi Indonesia sejak 4 Juni 2022.
Hal-hal yang perlu dipahami sejak awal:
- Apostille mengesahkan kesesuaian tanda tangan pejabat, cap, dan segel, bukan kebenaran isi dokumen (Pasal 1 Permenkum 50/2025). Pemohon bertanggung jawab atas kebenaran permohonan dan penggunaan dokumennya (Pasal 13).
- Apostille hanya untuk dokumen yang akan dipakai di negara peserta Konvensi (Pasal 2 ayat (2)). Untuk negara lain, jalurnya legalisasi.
- Negara atau lembaga penerima dapat mempunyai syarat tambahan, misalnya terjemahan atau batas usia dokumen.
Dokumen yang dapat dan tidak dapat diapostille
Pasal 2 ayat (3) Permenkum 50/2025 membagi dokumen yang dapat diapostille menjadi empat kelompok:
| Kelompok | Contoh | Tanda tangan yang diapostille |
|---|---|---|
| Dokumen pengadilan | Putusan, penetapan | Pejabat pengadilan, misalnya panitera |
| Dokumen administratif | Akta kelahiran, akta perkawinan, ijazah | Pejabat instansi penerbit |
| Dokumen notaris | Salinan akta notaris, misalnya akta pendirian PT atau akta kuasa | Notaris |
| Sertifikat resmi pada surat perorangan | Surat kuasa atau surat pernyataan yang dilegalisasi notaris | Notaris pada keterangan legalisasi |
Kelompok terakhir penting bagi dokumen pribadi. Surat yang dibuat sendiri, seperti surat kuasa atau surat pernyataan, tidak dapat diapostille begitu saja. Tanda tangannya terlebih dahulu dilegalisasi notaris, lalu tanda tangan notaris itulah yang diapostille. Prosesnya dibahas dalam legalisasi, waarmerking, dan copie collationnée.
Yang tidak dapat diapostille (Pasal 2 ayat (4)): dokumen yang ditandatangani pejabat diplomatik atau konsuler, dokumen administratif yang berkaitan langsung dengan kegiatan komersial atau kepabeanan, dan dokumen yang diterbitkan kejaksaan sebagai lembaga penuntutan.
Bila negara tujuan meminta terjemahan, perlu dipastikan apakah terjemahan itu juga harus diapostille dan bagaimana caranya.
Spesimen tanda tangan pejabat
Verifikasi apostille mencocokkan nama pejabat, jabatan, tanda tangan, cap, dan segel pada dokumen dengan spesimen yang tersimpan di pangkalan data AHU (Pasal 5). Bila spesimen pejabat tersebut belum ada, permohonan dikembalikan dengan formulir spesimen yang harus diisi dan ditandatangani pejabat yang berwenang. Formulir itu disampaikan kembali dalam 7 hari kalender; bila tidak, permohonan terhapus dan harus diajukan ulang (Pasal 4).
Untuk dokumen yang ditandatangani secara elektronik, Permenkum 50/2025 mengatur e-Apostille yang dilekatkan secara elektronik. Layanan ini wajib dilaksanakan paling lama dua tahun sejak peraturan diundangkan (Pasal 14).
Langkah mengajukan apostille
- Pastikan negara tujuan adalah peserta Konvensi, dan periksa syarat lembaga penerima.
- Siapkan dokumen asli. Untuk surat pribadi, lakukan legalisasi notaris lebih dahulu; untuk akta notaris, siapkan salinan akta.
- Ajukan permohonan elektronik di laman Ditjen AHU, dengan mengisi identitas pemohon, negara tujuan, jenis dan nomor dokumen, nama pejabat penanda tangan, dan instansi penerbit, serta mengunggah identitas dan dokumennya (Pasal 3).
- Verifikasi dilakukan paling lama 3 hari kerja setelah permohonan lengkap (Pasal 5 ayat (3)).
- Bayar PNBP dalam 7 hari kalender sejak pemberitahuan pembayaran terbit (Pasal 7). Tarifnya mengikuti peraturan PNBP yang berlaku pada Kementerian Hukum.
- Ambil sertifikat apostille di loket kantor pusat atau kantor wilayah Kementerian Hukum dengan menunjukkan dokumen aslinya, paling lama 60 hari sejak pembayaran. Lewat dari itu, permohonan dan pembayaran hangus (Pasal 8 dan 9).
Negara yang bukan peserta Konvensi
Untuk negara yang belum menjadi peserta, dokumen dilegalisasi oleh Kementerian Hukum berdasarkan Permenkum 8/2025, kemudian oleh Kementerian Luar Negeri, lalu oleh kedutaan atau konsulat negara tujuan.
Arah sebaliknya juga berlaku: dokumen publik dari negara peserta cukup diberi apostille di negara asalnya untuk dipakai di Indonesia, tanpa legalisasi perwakilan Republik Indonesia. Hal ini sering muncul dalam pendirian PT PMA.
Dokumen yang perlu disiapkan
- dokumen asli yang akan diapostille
- KTP-el atau paspor pemohon
- surat kuasa dan identitas penerima kuasa, bila diwakilkan
- untuk surat pribadi: surat yang telah dilegalisasi notaris
- keterangan tentang negara tujuan, nama dan jabatan pejabat penanda tangan, serta instansi penerbit
- formulir spesimen yang diisi pejabat berwenang, bila diminta
Dasar hukum
- Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021 tentang Pengesahan Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents
- Peraturan Menteri Hukum Nomor 50 Tahun 2025 tentang Layanan Apostille, yang mencabut Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 6 Tahun 2022
- Peraturan Menteri Hukum Nomor 8 Tahun 2025 tentang Layanan Legalisasi Dokumen Publik pada Kementerian Hukum
- Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2026 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku pada Kementerian Hukum
- Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014, Pasal 15 ayat (2)
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah apostille menjamin isi dokumen benar?
Tidak. Apostille hanya mengesahkan tanda tangan, cap, dan segel pejabat yang menerbitkan atau mengesahkan dokumen. Isi dokumen tetap menjadi tanggung jawab penerbit dan pemohon.
Berapa lama apostille berlaku?
Konvensi tidak menetapkan masa berlaku apostille. Namun lembaga penerima di luar negeri dapat meminta dokumen yang diterbitkan dalam jangka waktu tertentu, sehingga syaratnya perlu diperiksa sebelum mengajukan.
Apakah harus datang sendiri?
Permohonan diajukan secara elektronik. Sertifikat diambil di loket dengan menunjukkan dokumen asli, dan dapat diambil oleh kuasa dengan surat kuasa (Pasal 8 ayat (5)).
Apakah surat kuasa untuk dipakai di luar negeri bisa langsung diapostille?
Tidak langsung. Surat kuasa yang dibuat di bawah tangan perlu dilegalisasi notaris lebih dahulu, atau dibuat sebagai akta notaris, lalu tanda tangan notarisnya diapostille.
Setiap negara tujuan dan lembaga penerima memiliki syarat sendiri. Bila Anda ingin membahas dokumen yang akan dipakai di luar negeri, Anda dapat membuat janji temu dengan kantor kami.